نویسنده: دکتر مهدی خدائی - استراتژیست و مدرس توسعه فردی و سازمانی
یکپارچگی سازمانی
نیت از ایجاد فضای یکپارچه در هر سازمان، فضایی است که در آن تک تک عناصر یک مجموعه و سازمان به عنوان عنصری کلیدی شناسایی شوند. وقتی واژه یکپارچگی را در فرهنگ لغت بررسی می کنیم به چند کلمه و جمله می رسیم؛ یکپارچگی، اتحاد عناصر مختلف برای یکدیگر معنی می شوند. در جای دیگر به معنای تکامل به همراه رشد پیوسته معنی می شود. و در نهایت یکپارچگی افزایش بهای تک تک عناصر سازنده یک سازمان را به همراه دارد؛ یعنی اگر در سازمانی یکپارچگی اتفاق بیفتد، تمامی اعضای آن سازمان، جنسی از ارزنده بودن و کمال را تجربه می کنند.
یکپارچگی سیستم « MIS » اساسا به معنای متحد کردن عملیات های بخش های سازمان با یکدیگر است تا در نتیجه، فرآیند های کسب و کار با تعادل بیشتری پیش بروند.
این یکپارچگی توسط ماژول هایی به وجود می آید که در تعادل با یکدیگر به بخش های سازمانی مختلف، این اجازه را می دهند تا علاوه بر انجام عملیات های مرتبط، به اطلاعات سایر بخش های دیگر برای تکمیل عملیات ها دسترسی داشته باشد.
چه عملیات هایی باید یکپارچه شوند؟
پیش از راه حل های « MIS
» افراد به ارتباطات رو در رو و تک نفری وابسته بودند که طی آن، زمان و زحمت زیادی صرف انجام امور می شد. اما امروزه دستیابی به اطلاعات از طریق ماژول های متفاوت « MIS
» جریان بی نقص اطلاعات را برای نیاز های فردی و سازمانی فراهم می آورد. در ادامه به بعضی از انواع ماژول های « MIS » نگاهی می اندازیم که می توانند در یک سیستم، یکپارچه شوند.
- ماژول حسابداری مالی؛ مسئولیت کنترل و بررسی برنامه ریزی جریان نقدی، گزارش قانونی، ارتباط بین بخش های مالی مربوطه، حقوق و دستمزد را بر عهده دارد.
- ماژول منابع انسانی؛ آموزش، مدیریت زمان، حضور و غیاب کارمندان و همچنین هزینه های مربوط و ماموریت های کاری را کنترل می کند.
- ماژول مدیریت زنجیره تامین؛ کنترل موجودی، لجستیک و حمل و نقل، مسیریابی مدیریت نبار را بر عهده دارد.
- ماژول مدیریت ارتباط با مشتری « CRM » ؛ اطلاعات تماس، رسانه های اجتماعی، ردیابی مشتریان وفادار و حل اختلاف کسب و کاری را مدیریت می کند.
- ماژول مدیریت پروژه؛ برنامه ریزی و مدیریت جلسات، وظایف و میزان پیشرفت فعالیت ها را کنترل می کند.
- ماژول خدمات اطلاعاتی؛ گزارشات، آمار و صحت و درستی اطلاعات را تدارک می بیند.
یکپارچگی چگونه پیشرفت کسب و کار شما را به دنبال دارد؟
سیستم های « MIS » یکپارچه می توانند دسترسی به اطلاعات و ارتباطات را در سراسر سازمان فراهم آورند. با استفاده از راه حل های ابری « MIS » یکپارچه می تواند فاصله بین مکان های متعدد را از بین برده و گردش اطلاعاتی را برای گوشی ها و تبلت های هوشمند، افزونه های موبیلیتی به منظور دستیابی سریع فراهم نماید.
عملیات های یکپارچه مزیت های بی شمار دیگری را نیز فراهم می اورند:
- افزایش دسترسی و قابلیت اطمینان.
- کاهش تعداد وظایف.
- ارزیابی اطلاعات فوری.
- کشف نیاز های نامحسوس، نقاط قوت و ضعف کسب و کار.
اگر در پی این هستید که چگونه پیشرفت کسب و کارتان را رقم بزنید، یک سیستم « MIS » یکپارچه می تواند این پیشرفت را برای شما به ارمغان بیاورد. « MIS » را برای کارمندان تان فراهم بیاورید تا در هر زمان و مکان، تعاملات بین بخش های سازمان را افزایش دهید.
یکپارچگی سازمان، از آن دست واژگانی است که با بسامدی بالا در جامعه، توسط متخصصین، کارشناسان، کارمندان و مدیران سازمان ها استفاده می شود. یکپارچگی، مفهوم همبستگی اجزاء را در خود نهفته دارد. همبستگی مفهومی نیست که به تنهایی معنایی داشته باشد و باید در ارتباط با موضوعی دیگر مطرح شود. از این رو یکپارچگی می بایست در حوزه ای معین تعریف شود.
در اینجا، تعریف یکپارچگی در سازمان، ایجاد یک نوع وابستگی اجزای آن سازمان به منظور نیل به اهداف زیر است:
- وحدت در هدف
- انسجام در معماری
- هماهنگی
- هم نواختی در فرآیند ها
تجربه سه دهه گذشته در بسیاری از سازمان های تولیدی و خدماتی، اعم از دولتی و خصوصی، در سمت های کارشناس، مدیر، مشاور، مدرس، کارآفرین و ارائه کننده سمینار و پیمانکار سیستم های یکپارچه اطلاعاتی، مصادیق فراوانی از ناکارآمدی تصمیم گیری ها، اختلال میزان تولید و مصرف ناهماهنگی در جریان مواد و سفارشات، نامشخص بودن واقعیت مقدار و موجودی ها و مسائلی از این قبیل را برملا ساخته است. به عنوان مثال، مدیرعامل یکی از شرکت های مواد غذایی عنوان کرد:« که چرا مدیر یکی از بخش ها، تقاضای خرید انبوه از یک نوع مواد خاص را بدون جزئیات ارائه کرده است؛ در حالی که لزوم خرید آنها و نحوه و زمان مصرفشان به هیچ وجه روشن نیست!»
منابع:
- کتاب یکپارچگی سازمانی / مولفان: بهنام عبدی و دیگران.
- کتاب یکپارچه سازی کاربرد های سازمانی با رویکرد معماری سرویس گرا / مولفان: یعقوب فرجامی و دیگران.
- کتاب مدیریت منابع انسانی با رویکرد یکپارچگی و اعتماد سازمانی / مولف: علیرضا شرف زاده.
- کتاب یکپارچگی سازمانی، خطای فردی و ساختار حقوقی جامعه.
ویراستار: هستی معصومی
